Frisör Klier

Kosmetické salóny Klier: Od tužky a papíru k digitálnímu cloudovému řešení
Rozhovor: O tom jak zrychlit procesy ve firmě o 50 % a získat data pro další rozhodování.

Společnost Klier patří mezi světovou síť kadeřnických salonů. Mezi její zákazníky patří muži i ženy. Jejich salóny najdeme po celé České republice především ve velkých nákupních centrech a v rušných ulicích. V roce 2016 odhodili tužku a papír a digitalizovali veškeré možné procesy.  Po 5 letech iPodniku jsme se potkali a popovídali si o jejich zkušenostech a přínosech digitalizace. Na naše otázky odpovídali David Lanča, ředitel společnosti a Lucie Dohnalová (hlavní účetní) ze společnosti FRISÖR KLIER správní s.r.o.

Představíte nám společnost Klier?

Síť kadeřnických salónů Klier patří k největším na světě. Byla založena v Německu v roce 1948 a má tak svoji velkou historii a tradici. Na českém trhu působí od roku 1997. Aktuálně má v ČR 43 poboček. To je méně než před pár lety, ale tyto změny vedou k posílení zavedených poboček a 100% pokrytí služeb v každém salónu. A to při udržení maximální kvality služeb.

Samozřejmě v tom hraje roli i situace na trhu s pracovní silou, kdy vyučení kadeřníci v branži nezůstávají a počet absolventů oboru kadeřník/ce také výrazně klesl.

Jaká je vaše klientela čili váš typický zákazník?

Možná budete překvapení, ale naši klientelu ze 75 % tvoří muži. Je to možná naší strategií mít salóny bez objednání. Muži jsou v tomto segmentu více impulzivní. Potřebují ostříhat či jiné služby a vyrážejí do salónu. Navíc jim vyhovuje, že naše salóny jsou na těch nejdostupnějších místech. Před Covidem obchodní centra vygenerovala mnohdy i více zákazníků, než jsme schopni byli obsloužit.

Takže Covid 19 změnil trh?

Pro nás ano. Mohli bychom rozdělit období před Covidem a po Covidu. Aktuální doba po nás vyžaduje být mnohem aktivnější v marketingu než kdykoli předtím. Ať už se jedná o online či off-line marketing. Důvod je prostý. Pohled na obchodní centra se výrazně změnil a s tím i jejich návštěvnost. Jsem rád, že jsme však připraveni na tuto změnu i díky moderním cloudovým technologiím.

Konkrétně nám digitalizace dat přinesla možnost se dívat na potřebná a relevantní data, která máme i díky našemu věrnostnímu klubu. Díky tomu můžeme analyzovat data (pomocí Power Bi) a dívat se na to, co nám skutečně funguje, jaké služby nám fungují a jaké přivádějí vyšší zisk.

Analýza dat nám umožňuje dělat správná rozhodnutí a posouvat tak firmu vpřed.

Potřeba mít systém v cloudu přišla od české pobočky nebo od německé matky?

Začít využívat cloud přišlo od nás z České republiky. Veškeré přípravy na modernizaci a digitalizaci procesů jsme začali již v roce 2015. Do té doby jsme na našich salónech byli zcela bez internetu a bez počítačů. Dneska to hodnotím tak, že jsme tam pracovali jak v době pravěku. V roce 2015 však přišel zlom, kdy jsme museli provést změny také kvůli EET. Takže příprava na elektronickou evidenci tržeb byl takový začátek. A když jsem se do toho pouštěli, tak jsme chtěli dostat maximum. Obecně by bylo škoda skončit na půl cesty. Cloud byl ideální řešení.

Takže od roku 2016 máme všechny provozovny v cloudu. Navíc přechod na cloud proběhl v pořádku a hladce. Byla to pro nás velká výzva, jelikož jsme neměli žádné zkušenosti. Měli jsme jen potřeby, jako byla digitalizace procesů, sjednocení účetnictví, automatizace procesů a získávání přehledů pro rozhodování na základě dat.

Na celé přeměně pracoval velký tým. Od managmentu firmy, přes účetní až po naše IT specialisty. Díky diskusi s Petrem Pilinem jsme si mohli některé věci usnadnit, ujasnit a definovat naše potřeby. Především jsme měli jistotu, že celý systém bude fungovat na 100 %. To jistota byla zcela zásadní. To iPodnik naplnil a naplňuje dodnes do puntíku.

V lednu 2016 jsme měli zcela nový systém, nový účetní systém. Takže největší práce byla z naší strany, když bylo do systému zapotřebí naklikat jednotlivé položky, skladové zásoby apod.

Jak se změnila práce systém práce po změně systému? Jak z pohledu lidí, kteří pracuji na pobočce, tak i lidí kteří pracují na centrále. Ať už se jedná o účetní nebo o managment.

Na pobočkách to byla velká změna. Přešli jsme ze systému „papír a tužka“ na systém, kdy v cloudu mají uloženo úplně, ale úplně všechno. Formuláře, účetní dokumenty, docházky aj. Takže enormně ubylo papírování a přenos dat. Jakmile na pobočce pracovník vyplní dokument, na centrále a účetní jej měli okamžitě k dispozici. Minimalizovala se chybovost a komunikace s centrálou. Všechno toto odpadlo a celý proces práce se tím zjednodušil a především zrychlil. To, co jsme dělali týdny, dnes děláme dny. Pokud to mohu kvantifikovat, tak jsme na polovině času. To je obrovský posun v efektivitě práce. A to jen tím, že si zbytečně neposíláme papíry poštou a zbytečně si nevoláme. Tím vzrostl i podíl času práce, kdy generujeme zisk. A to není zanedbatelné.

„O 50 % se nám snížila náročnost na veškerou práci.“

Proč cloud vyhrál před vlastním serverem?

Pro nás to byla jednoduchost řešení a ekonomická část. Do té totiž musíte zahrnout mnoho věcí, které na první dobrou nejsou vidět. Možná to byla i pohodlnost, že jsme chtěli systém, který bude na 100 % fungovat a my se můžeme soustředit na naší práci. Naše provozovny jsou otevřeny 7 dní v týdnu a 12 hodin denně. Není možné, aby něco nefungovalo. Pokud máte IT specialistu, takto znamená, že nemůže mít dovolenou. Což je zcela nemožné. Takže logickým krokem je hosting s podporou 24/7. To vše se spojilo ve spolupráci s iPodnikem.

Když se přesuneme k analytice dat. Co vše pomocí Power bi sledujete?

Samozřejmě, že sledujeme základní parametry okolo tržeb. V krátkodobém i dlouhodobém horizontu. Rozdělujeme naše služby i produkty na pánské, dámské i dětské kategorie. A pokračujeme hlouběji až k výkonům jednotlivých značek, jednotlivých salónů i samotných kadeřníků. Data nám umožňují sledovat náš výkon a rozhodovat se bez emocí a hledat příležitosti ke zlepšení.

To bylo obzvlášť v období covidu, kdy jsme museli některé salóny zavřít. To bez datové analýzy lze velmi těžko. Umožní nám to i definovat požadavky na naše partnery v obchodních centrech ohledně nájmu, které tvoří významnou část našich nákladů.

Zmínil jste navýšení aktivit v oblasti marketingu. Jakou roli v tom hraje datová analýza?

Samozřejmě že by byla škoda takové možnosti nevyužít. Díky výše zmíněnému můžeme cílit na konkrétní cílovou skupinu zákazníků a nabídnout jim relevantní produkt. Při rozhodování, jaké produkty a jaké služby nabídnout zákazníkům v našich marketingových kanálech netápeme a nebloumáme. Díky BI přesně víme, co máme nabídnout. A to jak regionálně, tak i časově. Sběr dat je nutnost.